Ce qu'on ne met jamais

Une liste, une technique, un réflexe. Cette fiche s’applique en une lecture et sert tous les jours.

Le principe de départ

Quand tu colles un texte dans un assistant en ligne, tu l’envoies à une entreprise, souvent à l’étranger. Selon le fournisseur, le type de compte et les réglages, ce texte peut être conservé, relu par un humain en cas de contrôle, ou utilisé pour améliorer de futurs modèles.

Ça ne veut pas dire que ces outils sont dangereux. Ça veut dire que ce sont des services en ligne comme les autres, et qu’on leur applique la même prudence qu’à un courriel envoyé à un destinataire externe.

Le test de la carte postale

Avant de coller quelque chose, demande-toi si tu accepterais de l’écrire sur une carte postale.

Une carte postale n’est pas publique, mais elle peut être lue par des gens à qui elle n’était pas destinée. C’est exactement le bon niveau de méfiance.

La liste rouge

Ne colle jamais, quels que soient les réglages :

Les données qui identifient quelqu’un d’autre. Nom complet associé à une adresse, un téléphone ou un courriel. Numéro de sécurité sociale, pièce d’identité, permis, passeport. Le dossier d’un client, d’un patient, d’un élève, d’un salarié.

Les données de santé. Diagnostic, traitement, résultat d’analyse, arrêt de travail. Les tiennes comme celles d’autrui.

Ce qui donne accès à de l’argent ou à des comptes. Coordonnées bancaires, numéro de carte, mots de passe, codes, clés d’accès, jetons de connexion.

Ce qui ne t’appartient pas. Documents marqués confidentiels, contrat couvert par une clause de confidentialité, code source, procédés, tarifs internes, fichier clients de ton employeur, éléments d’un dossier en cours de litige.

Ce qui est couvert par un secret professionnel. Si tu es soignant, avocat, notaire, expert-comptable, travailleur social, prêtre ou fonctionnaire, tu es tenu à un secret qui ne connaît pas d’exception pour les outils pratiques. Coller un dossier revient à le divulguer.

Le cas le plus fréquent, et le plus mal perçu

Le CV d’un candidat, le compte rendu d’entretien annuel d’un collègue, la lettre de plainte d’un client. Ce sont des données personnelles appartenant à quelqu’un d’autre. Le fait que ce soit pour lui rendre service ne change rien.

C’est le geste le plus courant en entreprise, et le plus souvent commis sans y penser.

Anonymiser : la technique qui débloque presque tout

La bonne nouvelle, c’est que dans l’immense majorité des cas, l’outil n’a pas besoin des informations sensibles pour faire le travail.

Remplace-les par des étiquettes avant de coller. Mme Sandrine Payet devient LA CLIENTE. Le 06 92 12 34 56 devient [TÉLÉPHONE]. Le 12 rue des Badamiers, Le Port devient [ADRESSE]. Le dossier n° 2024-0147 devient [RÉFÉRENCE]. Un diabète de type 2 devient [PATHOLOGIE]. La société Ravine Bleue devient L’ENTREPRISE.

Puis tu récupères le résultat et tu remets les vraies valeurs dans ton traitement de texte, hors de l’outil.

Le gain est intact. La reformulation, la structure, le ton, la clarté ne dépendent pas des noms propres. Tu obtiens exactement la même qualité, sans exposer personne.

Attention aux détails qui ré-identifient

Anonymiser ne se limite pas aux noms. « Le seul kinésithérapeute de la commune » ou « notre directeur financier arrivé en janvier » identifient une personne aussi sûrement qu’un patronyme. Enlève aussi ces indices-là.

Quand ça ne suffit pas

Trois cas où il faut autre chose.

Le volume, d’abord : anonymiser trois cents dossiers à la main n’est pas réaliste.

Le cas où le document lui-même est le secret, ensuite. Un contrat, un plan, un dossier médical complet.

Et le cas où une règle interne ou déontologique l’interdit, indépendamment du contenu.

Dans ces situations, des options existent (offres professionnelles avec engagement de non-conservation, hébergement en Europe, outil installé sur les serveurs de l’entreprise) mais elles relèvent de ton organisation, pas de toi seul. La bonne démarche est d’en parler à ton employeur, pas de décider dans ton coin.

Ce que tu risques vraiment

Sans dramatiser ni minimiser.

Vis-à-vis de ton employeur, divulguer des informations confidentielles est une faute professionnelle, indépendamment de ton intention.

Vis-à-vis de la loi, dès que tu manipules les données personnelles d’autrui, tu entres dans le champ de la réglementation européenne sur les données. Les obligations pèsent surtout sur l’organisation, mais elle se retournera vers celui qui a collé le fichier.

Et vis-à-vis des personnes concernées, qui est le vrai sujet : quelqu’un t’a confié une information dans un cadre donné. La transmettre ailleurs est une rupture de confiance, même si rien ne fuite jamais.

Le réflexe en trois secondes

Avant chaque copier-coller, une seule question : est-ce que ce texte contient quelque chose qui appartient à quelqu’un d’autre ?

Si oui, anonymise. Ou renonce.

Quinze minutes de pratique

Ouvre un vrai document de ton travail ou de ta vie et surligne tout ce qui relèverait de la liste rouge. La quantité surprend souvent.

Produis-en une version anonymisée avec des étiquettes, et fais réellement traiter cette version. Vérifie que le résultat est aussi bon. Il le sera.

Écris enfin ta propre liste rouge, cinq lignes adaptées à ton métier, et garde-la visible les premières semaines.

Vérifie ta compréhension

Question : tu veux de l’aide pour rédiger une réponse à un client mécontent. Tu colles son courriel entier, avec son nom, son adresse et son numéro de commande. Est-ce acceptable si tu as désactivé l’utilisation de tes conversations pour l’entraînement ?

Réponse : non. Désactiver l’entraînement réduit un risque parmi d’autres, mais les données sont tout de même transmises et potentiellement conservées. Et surtout, ces informations appartiennent au client : elles n’ont pas à quitter ton organisation. Remplace nom, adresse et numéro par des étiquettes, le travail de rédaction n’en a aucun besoin.

Fiche suivante : vérifier avant de croire.