La liste rouge

Trois catégories suffisent à trancher la quasi-totalité des situations. La difficulté n’est pas de les comprendre, elle est de s’arrêter trois secondes avant de coller.

Rouge : jamais

Quels que soient les réglages, quel que soit le contrat, quelle que soit l’urgence.

Les catégories protégées. Santé, origine, opinions politiques, convictions religieuses ou philosophiques, appartenance syndicale, vie ou orientation sexuelle, données génétiques ou biométriques, infractions et condamnations.

Ce qui donne accès. Mots de passe, codes, clés d’accès, jetons de connexion. Cela paraît évident, et ça arrive pourtant, typiquement quand on colle un fichier de configuration ou une capture d’écran.

Ce qui donne accès à de l’argent. Coordonnées bancaires, numéros de carte, identifiants de paiement.

Les pièces d’identité. Carte d’identité, passeport, permis, titre de séjour, numéro de sécurité sociale. Y compris en photo, y compris floutée à moitié.

Ce qui est couvert par un secret professionnel.

Les données de mineurs, sauf cadre explicite validé par ton organisation.

Orange : après préparation

C’est la catégorie la plus large, et la bonne nouvelle de cette fiche. La plupart de ton travail est là, et il est faisable.

Les courriers et messages de clients, les comptes rendus qui citent des collègues, les CV et candidatures, les fichiers de contacts, les notes de réunion, les réclamations, les tableaux de suivi.

Tout ça se traite, à condition d’anonymiser d’abord. La fiche suivante explique comment le faire correctement, parce que c’est moins simple qu’il n’y paraît.

Vert : librement

Tout ce qui ne concerne personne en particulier.

Un texte que tu as écrit toi-même et qui ne parle de personne. Un modèle de courrier générique. Une procédure interne sans nom, si elle n’est pas confidentielle. Une question de vocabulaire, de style, de méthode. Des données réellement agrégées, du type « le chiffre d’affaires du trimestre ».

C’est déjà énorme. La plupart des usages qui font gagner du temps sont dans cette colonne.

Le test des trois secondes

Avant chaque copier-coller, une seule question : est-ce que ce texte contient quelque chose qui appartient à quelqu’un d’autre ?

Si non, tu colles. Si oui, tu prépares. Si c’est rouge, tu renonces.

Trois secondes, et ça règle presque tout.

Les pièges qu’on ne voit pas

Quatre situations où la donnée passe sans qu’on la remarque.

La capture d’écran. Elle emporte tout ce qui était à l’écran : la barre de titre, l’onglet voisin, la notification qui vient d’apparaître, la liste de contacts dans le panneau latéral. Recadre avant, systématiquement.

Le fichier joint. Un tableur contient souvent des onglets que tu ne regardes pas, des colonnes masquées, un historique de modifications, des commentaires. Un document texte conserve les modifications suivies et les métadonnées d’auteur.

Le copier-coller trop large. On sélectionne un paragraphe et on emporte la signature, l’en-tête, le fil de discussion précédent.

Le contexte accumulé. Tu as collé un fichier client au message 3. Au message 40, tu demandes autre chose, mais le fichier est toujours dans la conversation. Ouvre un fil neuf quand tu changes de sujet.

Le cas des données déjà publiques

Question qui revient souvent : si l’information est publique, puis-je la coller ?

Prudence. Une information publiquement accessible reste une donnée personnelle. Le fait qu’elle soit trouvable ne t’autorise pas à la traiter pour n’importe quelle finalité, ni à la recouper avec d’autres pour en construire un profil.

En pratique : le nom d’un dirigeant sur le site de son entreprise ne pose pas de difficulté particulière. Compiler le profil complet d’une personne à partir de sources dispersées, c’est autre chose, et ça sort du cadre de ce que tu peux décider seul.

Ta liste rouge personnelle

Les catégories ci-dessus sont générales. Ton métier en ajoute.

Un enseignant pense aux appréciations et aux situations familiales. Un comptable pense aux rémunérations et aux difficultés de trésorerie d’un client. Un travailleur social pense à peu près à tout. Un artisan pense aux plans et aux codes d’accès des logements où il intervient.

Écris la tienne. Cinq lignes suffisent, et elles valent mieux que la liste générale parce qu’elles parlent de ce que tu as réellement sous la main.

Quinze minutes de pratique

Reprends tes trois documents. Classe chacun en rouge, orange ou vert. La plupart des gens n’ont aucun document vert, et c’est normal.

Cherche ensuite les pièges invisibles : ouvre le tableur et regarde s’il a des onglets ou des colonnes masquées, ouvre le document texte et regarde s’il contient des modifications suivies ou des commentaires.

Puis écris ta liste rouge personnelle, cinq lignes, adaptée à ton métier. Garde-la visible les premières semaines.

Vérifie ta compréhension

Question : tu veux faire résumer un tableau de suivi commercial. Tu supprimes la colonne des noms de clients avant de coller le fichier. Est-ce suffisant ?

Réponse : probablement pas. D’abord parce qu’un fichier de tableur peut contenir d’autres onglets et des colonnes masquées que tu n’as pas regardés. Ensuite parce que les colonnes restantes, ville, secteur, montant, date, forment souvent un faisceau qui identifie le client. Ouvre le fichier, vérifie ce qu’il contient réellement, et travaille sur un extrait construit exprès plutôt que sur l’original.

Fiche suivante : anonymiser pour de vrai.