Atelier 2 · La règle interne

Atelier final. Compte 25 minutes.

Le livrable n’est pas un document rangé quelque part. C’est une règle qui circule et que quelqu’un d’autre a validée.

La mission

Écrire une règle d’une page pour ton service ou ton organisation, la faire relire, et l’envoyer à qui doit la valider.

Choisir le périmètre (2 minutes)

Un seul, celui où ta parole porte.

Ton service, si tu l’encadres ou si tu peux proposer. Ton organisation entière, si elle est petite. Ton association. Ou, à défaut, ta propre pratique : une règle personnelle écrite vaut mieux qu’une règle collective imaginaire, et elle sert de brouillon si l’occasion se présente.

Ne choisis pas le périmètre le plus large. Choisis celui où tu peux réellement agir.

Rassembler la matière (5 minutes)

Trois éléments, que tu as déjà si tu as suivi les fiches.

L’outil. Lequel est autorisé, sous quel type de compte, et existe-t-il un contrat ? Si tu ne sais pas, écris-le en toutes lettres dans la règle : « à déterminer, question posée à [nom] le [date] ». Une case vide et datée vaut mieux qu’une affirmation fausse.

Les documents réels. Les trois que tu as apportés, plus ceux qui sont ressortis de l’audit. Ce sont eux qui donneront les exemples concrets, et c’est ce qui fait la différence entre une charte lue et une charte ignorée.

L’interlocuteur. Qui répond aux questions, et qui reçoit les signalements. Nom et contact. Si personne n’existe, propose quelqu’un, quitte à ce que ce soit toi.

Écrire (10 minutes)

Pars du gabarit de la fiche « Écrire la règle interne ». Une page, six sections.

Les deux endroits où tu dois faire mieux que le gabarit :

Les exemples. Remplace « courriers de clients, comptes rendus citant des personnes » par les documents exacts que tes collègues manipulent. « Les fiches de liaison », « les demandes de devis », « les comptes rendus de commission ». C’est ce qui fait qu’on se reconnaît dedans.

La phrase du signalement. Écris-la avec tes mots, et vérifie qu’elle est sans ambiguïté. « On prévient dans l’heure, et ce n’est jamais reproché. » Si tu hésites à l’écrire parce que tu n’es pas sûr que ce soit vrai chez toi, c’est justement le point à faire trancher.

Faire relire (5 minutes)

Par une personne qui n’a pas suivi cette formation. C’est le test.

Demande-lui simplement de lire et de te dire ce qu’elle ferait dans deux situations que tu inventes sur le moment. Par exemple : « tu reçois un courrier de réclamation et tu veux de l’aide pour répondre, tu fais quoi ? »

Chaque hésitation désigne une phrase à réécrire. Chaque question désigne un manque.

Si elle applique la règle correctement sans te poser de question, elle est prête.

Mettre en circulation (3 minutes)

C’est l’étape qui distingue cet atelier d’un exercice.

Envoie la règle à qui doit la valider, par écrit, avec une demande claire : « peux-tu valider cette page, ou me dire ce qu’il faut changer ? »

Note la date d’envoi.

Si tu es toi-même la personne qui valide, alors affiche-la et annonce-la. Une règle non annoncée n’existe pas.

La grille de correction

Critère	Points
Périmètre réel, où tu peux agir	/2
Une page, pas plus	/2
L’outil autorisé est nommé, ou la case est vide et datée	/2
Les exemples sont des documents réels de ton service	/4
La phrase du signalement sans reproche est écrite	/3
Un interlocuteur est nommé, avec son contact	/2
Relue par quelqu’un qui n’a pas suivi la formation	/3
Envoyée pour validation, ou affichée	/2

Seuil de validation : 14 sur 20.

Faute éliminatoire

L’atelier n’est pas validé si la règle n’a été ni envoyée, ni affichée.

Une règle qui reste dans ton fichier ne protège personne. C’est le reproche que la formation adresse aux chartes classiques, et il vaudrait pour la tienne.

Ce que tu gardes

Une page datée et versionnée, à ton nom.

Une trace de l’envoi, qui est aussi une trace de ta démarche si la question remonte un jour.

Et les questions restées sans réponse, qui sont ta liste de suivi.

Le format court, si tu n’as que cinq minutes

Si tu ne fais qu’une chose de toute cette formation, fais celle-ci.

Écris trois lignes et envoie-les à ton responsable : quel outil est autorisé chez nous, avons-nous un contrat, et à qui je signale si des données partent par erreur ?

Trois questions. La réponse, ou l’absence de réponse, te dira où en est ton organisation.

Pour aller plus loin

Reprends la règle dans six mois, ou après le premier incident, ou quand l’outil change.

Et si tu veux aller au bout du sujet côté organisation, c’est l’objet d’une formation à part : Rédiger et faire vivre une charte IA interne. Celle-ci te donne la page. Celle-là te donne la gouvernance qui va autour.