Atelier 1 · L’audit de votre processus
Cet atelier valide les modules 1 et 2. Compte une heure et demie. Il clôt la première journée.
Il porte sur votre processus réel, y compris ce que font les managers dans leur coin. C’est l’exercice le plus inconfortable de la formation, et celui qui produit le plus.
La mission
Section intitulée « La mission »Cartographier le processus tel qu’il est, ranger chaque étape dans sa case, et écrire les trois actions à mener en premier.
1. Le processus réel, pas celui de la procédure (20 minutes)
Section intitulée « 1. Le processus réel, pas celui de la procédure (20 minutes) »Écris les étapes, du besoin exprimé jusqu’à l’intégration.
Deux consignes qui font toute la valeur de l’exercice.
Le processus réel. Y compris le manager qui regarde les CV avant toi, le cabinet qui présélectionne, le tableur partagé, le message WhatsApp où l’on discute des candidats.
Sans nommer personne. L’objectif n’est pas de désigner un fautif. Quand cet atelier tourne à la recherche du coupable, plus personne ne dit ce qui se passe vraiment, et l’audit ne sert à rien.
| Étape | Qui fait | Avec quel outil | Case |
|---|
Vise dix à quinze lignes. Le processus est toujours plus long que la procédure écrite.
2. Ranger chaque étape (20 minutes)
Section intitulée « 2. Ranger chaque étape (20 minutes) »Applique le test des trois questions du module 1, dans l’ordre, à chaque ligne.
| Vérifié ? | Contrôle du classement |
|---|---|
| ☐ | Chaque étape porte une case : interdit, haut risque, ordinaire |
| ☐ | Les usages d’assistants généralistes sont classés selon l’usage, pas selon l’outil |
| ☐ | Ce que font les prestataires est inclus |
| ☐ | Ce que font les managers hors du circuit officiel est inclus |
Les cases « interdit » et « haut risque » deviennent ta liste de travail. La case « ordinaire » devient ta liste de gains, et elle sert au module 3.
3. Les questions sans réponse (15 minutes)
Section intitulée « 3. Les questions sans réponse (15 minutes) »Pour chaque étape en haut risque, coche ce que vous êtes en mesure de démontrer aujourd’hui.
| En place ? | L’obligation |
|---|---|
| ☐ | Le fournisseur a fourni sa documentation et répondu par écrit |
| ☐ | Les candidats sont informés qu’un outil intervient |
| ☐ | Les représentants du personnel ont été informés avant la mise en service |
| ☐ | Une personne compétente supervise réellement, avec le temps de le faire |
| ☐ | Les critères humains et la décision sont tracés |
| ☐ | Quelqu’un sait répondre à un candidat qui demande comment il a été traité |
| ☐ | Une durée de conservation est fixée et appliquée |
Les cases vides sont le résultat de l’atelier. Il y en a toujours, dans toutes les organisations, et ce n’est pas une faute : c’est ce que la formation sert à découvrir.
4. Le test des cinq dossiers (20 minutes)
Section intitulée « 4. Le test des cinq dossiers (20 minutes) »Un contrôle concret, qui vaut mieux que toutes les déclarations.
Prends cinq candidatures écartées lors d’un recrutement récent.
Relis-les avec la grille de critères du poste, ou reconstruis la grille si elle n’existait pas.
| Constaté ? | Ce que je regarde |
|---|---|
| ☐ | Combien auraient dû passer l’étape suivante |
| ☐ | Sur quel critère chacune a été écartée, et si ce critère était écrit |
| ☐ | Si un critère utilisé pouvait désavantager un groupe sans justification |
| ☐ | Combien de candidats classés en bas par un outil ont été rencontrés cette année |
La dernière ligne est la mesure de votre supervision humaine. Si le chiffre est zéro, écris-le : c’est le constat le plus important de l’audit.
5. Les trois actions (15 minutes)
Section intitulée « 5. Les trois actions (15 minutes) »Trois, pas quinze. Choisies pour l’effet, pas pour la facilité.
Dans la plupart des organisations, ce sont celles-ci, et tu peux les reprendre telles quelles si elles s’appliquent.
Écrire que le tri de candidatures ne se fait pas dans un assistant grand public, et le dire aux managers.
Construire la grille de critères avant réception des candidatures, pour le prochain recrutement.
Désigner qui répond à un candidat qui demande comment sa candidature a été traitée, et préparer la réponse type.
Pour chacune : qui la porte, pour quand, et ce qui prouvera qu’elle est faite.
La grille de correction
Section intitulée « La grille de correction »| Critère | Points |
|---|---|
| Le processus décrit est le processus réel, prestataires et managers inclus | /4 |
| Chaque étape est rangée dans une case, selon l’usage et non selon l’outil | /3 |
| Les obligations non satisfaites sont listées sans complaisance | /4 |
| Le test des cinq dossiers est fait sur des candidatures réelles | /3 |
| Le chiffre des candidats classés en bas puis rencontrés est établi | /2 |
| Trois actions sont écrites, avec porteur, échéance et preuve attendue | /4 |
Seuil de validation : 14 sur 20.
Ce que tu gardes
Section intitulée « Ce que tu gardes »Une cartographie qui montre où vous en êtes, la liste des obligations non satisfaites, et trois actions datées.
C’est aussi le document à présenter à ta direction. Il a un mérite que les notes de synthèse n’ont pas : il repose sur vos propres pratiques, avec des chiffres constatés.
Pour aller plus loin
Section intitulée « Pour aller plus loin »Refais le test des cinq dossiers sur un recrutement où la personne recrutée n’a finalement pas convenu. Les critères qui avaient été retenus disent souvent quelque chose.
En intra, l’étape 1 gagne beaucoup à se faire avec un manager opérationnel dans la salle. C’est lui qui décrit ce qui se passe vraiment, et sa présence évite que l’audit se fasse sur une fiction partagée.
Une formationBaxIA