Les quatre questions
Une charte utile répond à quatre questions, dans l’ordre où un salarié se les pose quand il a une tâche à faire dans les cinq minutes.
Cet ordre n’est pas celui des documents juridiques, qui commencent par le périmètre et les définitions. C’est volontaire.
Question 1 : avec quoi je travaille ?
Section intitulée « Question 1 : avec quoi je travaille ? »Le premier bloc nomme l’outil autorisé et le type de compte.
Ce que ça contient : le nom du service, le fait que l’accès est fourni par l’organisation, et la phrase sur le compte personnel.
« Nous utilisons [outil], avec le compte professionnel fourni par l’entreprise. Le compte personnel ne s’utilise pas pour le travail, même en déplacement et même en dépannage. »
C’est le bloc qui supprime le plus de contournements, parce qu’il répond à la question qui bloque les gens : ai-je le droit, et avec quoi.
Si aucun outil n’est fourni, dis-le aussi, et dis ce qui est possible en attendant. Le silence produit l’usage sauvage, pas l’abstention.
Question 2 : qu’est-ce que je n’y mets jamais ?
Section intitulée « Question 2 : qu’est-ce que je n’y mets jamais ? »La liste rouge, cinq à huit entrées, nommées telles qu’elles existent chez vous.
Pas « les données confidentielles ». « Les bulletins de paie, les dossiers d’administrés, les procédures disciplinaires, les grilles tarifaires, les coordonnées bancaires. »
Et le test qui couvre le reste : est-ce que j’accepterais que cette information soit lue par quelqu’un d’extérieur à l’organisation ? Si non, elle ne se colle pas.
Ajoute la manière de faire autrement, qui fait l’objet de la fiche suivante. Une interdiction sans alternative se contourne.
Question 3 : qu’est-ce que je ne décide pas avec ça ?
Section intitulée « Question 3 : qu’est-ce que je ne décide pas avec ça ? »Le bloc que les chartes oublient, et qui est celui qui protège le plus.
Sélectionner une personne. Évaluer une personne. Sanctionner. Engager l’organisation sur un prix, un délai, une garantie. Envoyer sans relire.
Ajoute l’obligation de trace : quand une décision concernant une personne a été préparée avec un outil, on garde ce qu’un humain a regardé et décidé.
Ce bloc est court, il tient en cinq lignes, et c’est celui qu’on citera si un jour la question se pose.
Question 4 : à qui je demande ?
Section intitulée « Question 4 : à qui je demande ? »Un nom, une fonction, une adresse. Et la phrase qui rend le dispositif vivant.
« En cas de doute ou d’incident, prévenir [nom, adresse]. Signaler n’expose à aucune sanction. »
Cette dernière phrase n’est pas de la décoration. Sans elle, personne ne signale, et les incidents se découvrent par un tiers, plusieurs mois plus tard.
Puis la date et le responsable de la mise à jour, en pied de page.
Ce que ça donne, assemblé
Section intitulée « Ce que ça donne, assemblé »Voici le squelette. Il tient sur une page, et il est plus utile que douze.
Notre règle sur l’IA · version du [date] · mise à jour par [fonction]
Avec quoi. Nous utilisons [outil], avec le compte professionnel fourni. Le compte personnel ne s’utilise pas pour le travail.
Ce qu’on n’y met jamais. [Cinq à huit entrées propres à votre activité.] En cas de doute : est-ce que j’accepterais que cette information soit lue par quelqu’un d’extérieur ? Si non, elle ne se colle pas. Pour travailler quand même : [l’alternative].
Ce qui reste une décision humaine. Sélectionner, évaluer, sanctionner, engager l’organisation. Ce qui sort de chez nous est relu par la personne qui l’envoie. Quand une décision concernant une personne a été préparée avec un outil, on garde la trace de ce qu’un humain a regardé et décidé.
En cas de doute ou d’incident. Prévenir [nom, adresse]. Signaler n’expose à aucune sanction.
L’ordre des blocs, pourquoi il compte
Section intitulée « L’ordre des blocs, pourquoi il compte »Un document juridique commence par le périmètre, les définitions et les rappels de textes. Un salarié pressé abandonne à la troisième ligne.
En commençant par « avec quoi », tu réponds immédiatement à ce qui l’amène. Il lit le deuxième bloc parce qu’il vient d’obtenir une réponse au premier.
C’est aussi ce qui distingue une page opérationnelle d’un résumé du document long. Un résumé suit l’ordre du document ; une page opérationnelle suit l’ordre des questions.
Ce qu’on écrit dans la version longue, si elle existe
Section intitulée « Ce qu’on écrit dans la version longue, si elle existe »Pour éviter la confusion, voici le partage.
Dans la page : les quatre blocs, les cas tranchés, l’arbitre, la date.
Dans le document long : le périmètre, les définitions, les rappels réglementaires, les traitements déclarés, les procédures de signalement détaillées, les engagements des prestataires, les modalités de contrôle.
Aucune de ces deux listes ne doit contenir la seconde. C’est en les mélangeant qu’on obtient un document qui échoue aux deux fonctions.
Vérifie ta compréhension
Question : ta direction veut faire figurer en tête de la page un rappel du cadre réglementaire européen et des principes éthiques de l’entreprise. Que proposes-tu ?
Réponse : de les mettre ailleurs, et de dire où. Ces éléments ont leur place dans le document long et dans le discours d’accompagnement, pas dans les vingt premières lignes de la page qu’on consulte en trente secondes. Propose une ligne de renvoi en pied de page vers le cadre complet. L’argument à donner à la direction n’est pas esthétique : un salarié qui n’a pas trouvé sa réponse dans les premières lignes ne lira pas les suivantes, et la page aura raté sa seule fonction.
Fiche suivante : écrire une interdiction qui tienne.
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