Le véhicule juridique
Question qu’on découvre à la fin, et qui aurait dû être posée au début : votre charte, c’est quoi juridiquement ?
Ce n’est pas une subtilité. Le véhicule détermine la portée du document, la procédure à suivre pour l’adopter, et ce qui peut arriver à quelqu’un qui ne le respecte pas.
Je ne suis pas juriste, et cette fiche ne tranche pas pour vous. Elle te donne les trois options, leurs conséquences, et exactement ce qu’il faut demander à votre conseil.
Les trois véhicules
Section intitulée « Les trois véhicules »Le document d’information. Un guide de bonnes pratiques, une note explicative, une page d’accompagnement. Il informe, il oriente, il n’a pas de portée disciplinaire propre.
Facile à adopter, facile à réviser. Faible portée : un manquement ne se sanctionne pas sur ce fondement.
La charte annexée au règlement intérieur. Elle prend la nature du règlement intérieur, avec sa portée : des obligations opposables, dont le non-respect peut être sanctionné.
En contrepartie, elle suit la procédure du règlement intérieur : consultation des représentants du personnel, transmission à l’inspection du travail, dépôt, publicité. Cette procédure prend du temps, et toute modification la déclenche à nouveau.
L’accord collectif. Négocié et signé avec les organisations syndicales. Portée forte, légitimité forte, mais négociation longue et révision lourde.
Le critère qui décide
Section intitulée « Le critère qui décide »Il tient en une question : votre document crée-t-il des obligations générales et permanentes dont le non-respect peut être sanctionné ?
Si oui, il relève en principe de la logique du règlement intérieur, et la procédure correspondante s’applique. On ne crée pas d’obligation disciplinaire par une simple note diffusée par mail.
Si non, s’il informe et oriente sans créer d’obligation sanctionnable, un document d’information suffit.
C’est le principe. Son application à votre texte précis se fait valider, parce qu’elle dépend de la rédaction retenue, ligne par ligne.
La construction qui résout le dilemme
Section intitulée « La construction qui résout le dilemme »Voilà, en pratique, ce que je recommanderais dans la plupart des organisations. Elle concilie la portée et la souplesse.
Un socle court et stable, qui porte les obligations : ce qui ne sort jamais, ce qui reste une décision humaine, l’obligation de relire ce qu’on envoie. Il suit la procédure adaptée à sa portée, et il change rarement parce qu’il ne nomme aucun outil.
Une annexe opérationnelle, qui porte le variable : les outils autorisés, les comptes, les exemples, les cas tranchés, l’arbitre du moment. Elle se met à jour librement.
Le socle vise les principes, l’annexe vise les moyens. Un changement d’outil ne déclenche alors aucune procédure, ce qui est exactement le point de friction que rencontrent les organisations qui ont tout mis dans un seul document.
Fais valider cette construction, mais présente-la : elle règle le problème que ton juriste va soulever.
L’articulation avec l’existant
Section intitulée « L’articulation avec l’existant »Trois documents à regarder avant d’écrire, parce que les contradictions sautent aux yeux des salariés.
La charte informatique. Elle dit souvent des choses sur les logiciels installables, les comptes personnels et les données qui sortent. Vérifie qu’elle ne contredit pas votre nouvelle page. Si elle la contredit, corrige l’une des deux, et dis laquelle prime.
Le règlement intérieur. Il peut contenir des dispositions générales sur l’usage des outils professionnels.
Les accords d’entreprise touchant au numérique, au télétravail, au droit à la déconnexion.
Une charte cohérente avec l’existant s’applique. Une charte qui le contredit crée une zone de flou où chacun choisit la règle qui l’arrange.
Ce qui vaut quel que soit le véhicule
Section intitulée « Ce qui vaut quel que soit le véhicule »Deux points qui ne dépendent pas du choix juridique, et qu’il faut tenir.
L’information des personnes. Quel que soit le véhicule, les salariés doivent savoir ce qui s’applique, et l’avoir su avant. Une règle opposable est une règle portée à connaissance.
La cohérence entre le texte et la pratique. Un document qui interdit ce que la direction demande par ailleurs ne protège personne, et se retourne. Si vos managers reçoivent une consigne de productivité incompatible avec la charte, c’est la consigne qui pilotera.
Ce dernier point relève de la direction, pas de la rédaction, et c’est pour ça qu’elle doit être dans la salle.
Vérifie ta compréhension
Question : votre projet contient la phrase « le non-respect de la présente charte est susceptible d’entraîner des sanctions disciplinaires ». Elle serait diffusée par note de service. Est-ce solide ?
Réponse : c’est précisément le cas à faire vérifier avant diffusion. Une clause qui prévoit des sanctions crée une obligation générale et permanente relevant de la discipline, et ce type de disposition suit en principe la procédure du règlement intérieur, consultation et formalités comprises. Diffusée par simple note, elle risque d’être inopposable, ce qui est le pire des deux mondes : l’organisation croit avoir un fondement disciplinaire et n’en a pas. Fais trancher le véhicule avant diffusion, pas après.
Le module suivant passe à l’écriture, en commençant par les quatre questions auxquelles il faut répondre.
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