Atelier 2 · Les gabarits RH
Cet atelier valide le module 3. Compte une heure.
Il produit ce qui sert tous les jours, une fois la formation finie. Les modules précédents disaient ce qu’on ne fait pas ; celui-ci outille ce qu’on fait.
La mission
Section intitulée « La mission »Une consigne maison, cinq gabarits, dix réponses types, et un contrôle anti-discrimination réutilisable.
Ce qu’il te faut
Section intitulée « Ce qu’il te faut »Deux documents RH réels dont vous êtes satisfaits, pour le style.
Vos règles internes sur deux ou trois sujets courants : congés, télétravail, formation.
Ta boîte mail des trois derniers mois, pour la liste des vraies questions.
1. La consigne maison (15 minutes)
Section intitulée « 1. La consigne maison (15 minutes) »Donne tes deux documents et demande une description du style de la maison, puis une consigne réutilisable de dix lignes. Corrige-la à la main : c’est ton service, c’est toi qui sais.
Ajoute les garde-fous, qui valent pour tout ce que produit le service.
| Vérifié ? | La consigne contient |
|---|---|
| ☐ | Le style, le registre et la longueur habituels |
| ☐ | L’interdiction d’inventer une règle, un délai, un montant, une référence à un texte |
| ☐ | L’obligation de demander une information manquante plutôt que de la combler |
| ☐ | L’obligation de signaler ce qui relève d’une situation individuelle |
| ☐ | Le rappel qu’aucune donnée individuelle n’est fournie |
2. Le contrôle anti-discrimination (10 minutes)
Section intitulée « 2. Le contrôle anti-discrimination (10 minutes) »Un bloc de texte que tu colleras à la fin de chaque document sensible. Écris-le une fois, garde-le.
« Relis ce document et signale les formulations qui touchent, même indirectement, à l’âge, au sexe, à la santé, au handicap, à la grossesse, à la situation de famille, à l’origine, aux convictions ou à l’appartenance syndicale. Cite les passages concernés et explique pourquoi. Ne réécris rien. »
Teste-le sur un document réel : une offre d’emploi ancienne, ou un compte rendu d’entretien anonymisé. Note ce qu’il remonte.
C’est le seul élément de l’atelier qui relève de la conformité, et il prend deux minutes par document une fois en place.
3. Les cinq gabarits (20 minutes)
Section intitulée « 3. Les cinq gabarits (20 minutes) »Choisis-les parmi vos documents récurrents. Ceux qui reviennent chez la plupart des services :
la réponse à une candidature, refus compris ; la note de service ; la trame d’entretien professionnel ; le message d’accueil d’un nouveau salarié ; la réponse à une demande individuelle courante.
Structure de chaque gabarit.
Nom · quand l’utiliser
Niveau · 1 informe, 2 organise, 3 produit des effets juridiques
Consigne maison · le bloc de l’étape 1
Ce que je fournis · les éléments que j’apporte à chaque fois
Les trous · [SALARIÉ], [DATE], [MONTANT], [SERVICE]
Qui valide · pour tout ce qui n’est pas de niveau 1
Le piège · ce qu’il ne faut jamais y écrire
Aucun gabarit de niveau 3 ne se construit ici. Pour ceux-là, la ligne « qui valide » suffit, et le modèle vient de votre juriste.
4. Les dix réponses types (15 minutes)
Section intitulée « 4. Les dix réponses types (15 minutes) »À partir de ta boîte mail, les dix questions les plus fréquentes.
Rédige les réponses avec la demande du module 3, à partir de vos règles réelles.
| Vérifié ? | Sur chaque réponse |
|---|---|
| ☐ | Chaque règle citée vient de nos documents, vérifiée à la source |
| ☐ | Aucun montant ni délai inventé |
| ☐ | Les questions dépendant d’une situation individuelle renvoient vers le service |
| ☐ | Une date de mise à jour figure sur la base |
| ☐ | Une personne responsable est nommée |
Publie-les où les salariés les trouveront. Une base que personne ne trouve ne fait économiser aucun mail.
La grille de correction
Section intitulée « La grille de correction »| Critère | Points |
|---|---|
| La consigne maison est écrite, corrigée à la main, avec les cinq garde-fous | /3 |
| Le contrôle anti-discrimination est écrit et testé sur un document réel | /4 |
| Cinq gabarits sont produits, avec niveau, trous, validation et piège | /4 |
| Aucun gabarit de niveau 3 ne prétend remplacer un modèle validé | /2 |
| Dix réponses types sont rédigées à partir des règles réelles | /3 |
| Les renvois vers un humain sont explicites sur les sujets sensibles | /2 |
| L’ensemble est rangé, daté, avec un responsable nommé | /2 |
Seuil de validation : 14 sur 20.
Ce que tu gardes
Section intitulée « Ce que tu gardes »Une trousse utilisable dès le lendemain, un contrôle anti-discrimination qui prend deux minutes par document, et une base de réponses qui va faire baisser le volume de mails du service.
Pour aller plus loin
Section intitulée « Pour aller plus loin »Passe le contrôle anti-discrimination sur les trois dernières offres publiées et sur cinq comptes rendus d’entretien anonymisés. Ce que ça remonte constitue le sujet de votre prochaine réunion d’encadrement.
Et si vous êtes plusieurs dans le service, mettez les gabarits en commun. L’harmonisation des écrits RH entre plusieurs personnes est un effet secondaire que personne n’attend et qui règle des écarts de traitement bien réels.
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