Avant de commencer

Il existe deux façons d’encadrer l’usage de l’IA dans une organisation.

La première produit un document de vingt pages, rédigé par un cabinet, validé en comité, diffusé par mail, signé sans être lu, et rangé. Il coûte cher, il protège moins qu’on ne croit, et il ne change aucune pratique.

La seconde produit une page que les gens lisent avant de coller un dossier dans un assistant.

Cette journée fabrique la seconde. Elle n’a rien contre la première : un document long a son utilité, il documente les traitements et sert en cas de contrôle. Mais ce n’est pas lui qui change ce que les gens font, et beaucoup d’organisations croient l’inverse.

Le constat de départ

Dans ton organisation, ces outils sont déjà utilisés. Par des managers, des assistants, des commerciaux, souvent depuis un compte personnel, souvent parce que personne ne leur a jamais rien dit.

Ce n’est pas un problème de discipline, c’est un problème d’absence de cadre. Et tant qu’il n’y a pas de cadre, l’usage est invisible, donc impossible à sécuriser.

Une organisation n’a donc presque jamais le choix entre « utiliser » et « ne pas utiliser ». Elle a le choix entre un usage encadré et un usage invisible.

Ce que tu sauras faire à la fin

Expliquer pourquoi la plupart des chartes échouent, et le démontrer sur la vôtre si elle existe.

Distinguer ce qu’une charte doit décider de ce qu’elle doit contenir. La confusion entre les deux est la cause première de l’échec.

Choisir le bon véhicule juridique, ce qui n’est pas neutre : une note de service, une charte annexée au règlement intérieur et un accord n’ont ni la même portée ni la même procédure.

Écrire une interdiction qui tienne, c’est-à-dire accompagnée de la manière de faire autrement.

Trancher les cas limites que tout le monde reporte, et qui sont exactement ceux sur lesquels les gens se posent des questions.

Conduire l’adoption, information et consultation comprises, dans le bon ordre.

Et mettre en place ce qui fait vivre le document : un canal de questions, un arbitre nommé, une révision déclenchée par des événements.

Ce que la journée ne fera pas

Elle ne te donnera pas de modèle à recopier. Un modèle rempli sans les décisions qui vont avec est exactement ce qui produit les chartes mortes.

Elle ne remplace pas ton juriste. Sur le choix du véhicule et sur la procédure applicable chez toi, la validation est à demander à quelqu’un dont c’est le métier. La journée te dit précisément quoi lui demander.

Et elle ne fera pas les arbitrages à ta place. Une charte est une suite de décisions de direction, pas un exercice de rédaction. C’est pour ça qu’une personne qui décide doit être dans la salle.

Le prérequis qui compte vraiment

Cette journée suppose que tu saches ce qui tourne chez vous.

Si l’inventaire de vos systèmes et usages n’a jamais été fait, tu vas écrire une charte pour une organisation imaginaire, et elle sera à côté du sujet dès la première semaine.

Deux façons de combler ce trou. Faire l’inventaire en amont, ce que AI Act : ce que la loi dit vraiment traite en une journée. Ou consacrer la première heure de celle-ci à une version rapide, ce que fait le module 1.

Une charte sans inventaire interdit ce que personne ne fait et autorise ce qui pose problème.

Le déroulé de la journée

Matin, module 1. Pourquoi les chartes échouent. Le cimetière des chartes, ce qu’une charte doit décider, et le choix du véhicule juridique.

Matin, module 2. Écrire. Les quatre questions, l’interdiction qui tient, les cas limites, et le style. Se termine par l’atelier de la page, noté.

Après-midi, module 3. Faire vivre. Le dialogue social et l’adoption, le canal des questions, la révision. Se termine par le dispositif d’adoption, noté.

En intra, la journée produit votre charte, pas un exercice. C’est la condition pour qu’elle existe : une charte reportée à après la formation n’est jamais écrite.

À qui elle s’adresse

À la direction, parce que les arbitrages lui reviennent.

Aux ressources humaines, qui portent naturellement ce sujet et qui en subiront les conséquences.

À l’encadrement intermédiaire, qui devra l’appliquer et répondre aux questions des équipes.

Au délégué à la protection des données, pour l’articulation avec ce qui existe déjà.

Et aux représentants du personnel. Je le dis nettement : une charte écrite sans eux se passe mal, et ils posent les questions que la direction ne s’était pas posées. Leur présence à cette journée est un avantage, pas une concession.

De quoi tu as besoin

L’inventaire de vos systèmes et usages, ou de quoi le reconstituer vite.

Vos documents existants : règlement intérieur, charte informatique, notes de service sur le numérique, accords d’entreprise qui touchent au sujet.

La liste des questions que les équipes posent déjà. Elles sont le meilleur sommaire possible.

Et une personne qui décide. Sans elle, tu repartiras avec un projet à faire valider, ce qui est le premier pas vers le rangement définitif.