Atelier 3 · Le kit de poste
Cet atelier clôt la formation. Compte une heure.
Il ne produit aucune technique nouvelle. Il rassemble tout ce que les deux jours ont produit en un seul document, à un seul endroit, pour que rien ne se perde dans les trois semaines qui suivent.
La mission
Section intitulée « La mission »Un document unique, daté, rangé, qui contient les gabarits, les règles et la routine, et qui serait utilisable par quelqu’un qui prendrait ton poste demain.
1. Rassembler (15 minutes)
Section intitulée « 1. Rassembler (15 minutes) »Ouvre un document et rapatrie ce qui existe déjà.
| Rassemblé ? | Ce qui vient du jour 1 |
|---|---|
| ☐ | La cartographie des tâches, avec les quatre catégories |
| ☐ | Le temps estimé sur les tâches vertes, avec sa date |
| ☐ | La consigne maison |
| ☐ | Les trois gabarits d’écriture, testés |
| Rassemblé ? | Ce qui vient du jour 2 |
|---|---|
| ☐ | Le tableau de suivi, ou son emplacement |
| ☐ | Les trois niveaux de relance |
| ☐ | Le créneau hebdomadaire, avec son jour |
| ☐ | Les trois règles à transmettre |
Si un élément manque, c’est le moment de le produire. C’est le dernier créneau prévu pour ça.
2. La page des règles (15 minutes)
Section intitulée « 2. La page des règles (15 minutes) »Une page, écrite dans tes mots, qui tient sans la formation.
Elle contient quatre blocs, et elle doit rester lisible quand tu es pressé.
Ce que je ne colle jamais
La liste rouge, adaptée à ton métier. Un secrétariat médical, une mairie et un cabinet comptable n’ont pas la même liste : écris la tienne.
Comment je prépare un document avant de le confier
Les étiquettes, ou la description sans document.
Ce que je vérifie avant d’envoyer
Les trois passes, et le réflexe de la source.
Ce que je ne délègue pas
Décider, juger une personne, vérifier un fait dans un système, engager l’organisation, envoyer sans relire.
3. Le mode d’emploi du kit (15 minutes)
Section intitulée « 3. Le mode d’emploi du kit (15 minutes) »C’est ce qui distingue un kit d’un tas de documents.
Pour chaque gabarit, une ligne : à quoi il sert, quand l’utiliser, ce qu’il faut fournir.
Puis une section « par où commencer », destinée à quelqu’un qui prendrait le poste sans avoir suivi la formation. Trois lignes suffisent.
C’est aussi la moitié de ton document de passation, dont il a été question au module 2. Autant en profiter.
4. Le message à la hiérarchie (10 minutes)
Section intitulée « 4. Le message à la hiérarchie (10 minutes) »Celui préparé à la fiche « faire adopter ». Dix lignes, sans citer personne.
L’usage existe déjà dans l’organisation. Le gain est mesuré sur ton poste, avec le chiffre de départ et la date de la mesure suivante. Il manque un cadre écrit, et trois lignes suffiraient pour commencer.
Ajoute les deux questions qui te concernent : quel outil est autorisé et avec quel type de compte, et qui relit quoi.
Envoie-le. C’est le dernier geste de la formation.
5. La date de revue (5 minutes)
Section intitulée « 5. La date de revue (5 minutes) »Dans un mois, jour fixé maintenant dans ton agenda.
Ce jour-là : recompter le temps passé, relire les gabarits et corriger ceux qui ne servent pas, en écrire un nouveau si un besoin est apparu, et regarder si le créneau hebdomadaire a tenu.
Un kit sans date de revue se périme en un trimestre.
La grille de correction
Section intitulée « La grille de correction »| Critère | Points |
|---|---|
| Le kit est un document unique, daté, à un endroit retrouvable | /3 |
| Les huit éléments des deux jours y sont rassemblés | /4 |
| La page des règles est écrite dans tes mots, adaptée à ton métier | /4 |
| Le mode d’emploi permet à quelqu’un d’autre de s’en servir | /3 |
| Le message à la hiérarchie est écrit et envoyé | /3 |
| La date de revue est posée dans l’agenda | /3 |
Seuil de validation : 14 sur 20.
Ce que tu gardes
Section intitulée « Ce que tu gardes »Un document qui tient sans nous, utilisable lundi, transmissible, et qui prouve l’étendue réelle de ton poste.
Et une mesure à venir, dans un mois, qui dira ce que la formation a réellement produit. C’est la seule évaluation qui compte.
Pour aller plus loin
Section intitulée « Pour aller plus loin »En intra, la meilleure suite est une séance de retour à un mois : chacun revient avec son kit, son chiffre recompté, et ce qui n’a pas tenu. C’est là qu’on corrige ce qui ne marche pas dans la vraie vie du service.
Si plusieurs postes ont suivi la formation, fusionnez les pages de règles en une seule, validée par la direction. C’est le premier étage d’une charte interne, écrit par ceux qui font le travail plutôt que recopié d’un modèle.
Une formationBaxIA