Atelier 1 · Le gabarit maison

Cet atelier valide les modules 1 et 2. Compte une heure et demie. Il clôt la première journée.

Sans lui, tu réexpliques le contexte à chaque courrier et le gain s’évapore en trois semaines. Avec lui, tu as trois outils qui servent dès lundi.

La mission

Produire trois gabarits, testés chacun sur deux cas réels, et un bloc « consigne maison » réutilisable.

Ce qu’il te faut

Trois courriers ou mails réels que tu envoies souvent, dans leur version définitive, telle qu’elle est partie. Les vrais, pas des exemples.

Les trois tâches vertes choisies au module 1.

Et un endroit où ranger le résultat : un document texte, une note partagée, ce que ton organisation utilise.

1. Le bloc « consigne maison » (20 minutes)

C’est le texte que tu colleras en tête de chaque demande. Il ne change pas d’une fois sur l’autre.

Prends tes trois courriers réels et demande une analyse de style.

Voici trois courriers réels que nous envoyons.
Décris notre style : formules d'ouverture et de politesse, niveau de
formalité, longueur moyenne, tutoiement ou vouvoiement, tournures qui
reviennent, ce que nous évitons.

Puis rédige une consigne de dix lignes maximum que je pourrai
réutiliser pour que tu écrives dans ce style.

Relis la consigne obtenue et corrige-la à la main. Elle décrit ta maison : c’est toi qui sais si c’est juste.

Ajoute-lui trois lignes qui ne viennent pas de l’analyse, et qui valent pour tous tes documents.

Vérifié ?	La consigne maison contient
☐	Le style, les formules et la longueur habituels
☐	L’interdiction d’inventer dates, montants et références
☐	L’obligation de demander une information manquante plutôt que de la combler
☐	Le rappel que je fournis les faits et que la mise en forme suffit

2. Les trois gabarits (40 minutes)

Un gabarit, c’est la consigne maison, plus la structure propre à un type de document, plus des trous à remplir.

Structure attendue pour chacun.

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Nom du gabarit · à quoi il sert, en une ligne

Consigne maison · le bloc de l’étape 1

Ce que je fournis à chaque fois · situation, but, destinataire, ton, longueur

Les trous · [NOM], [MONTANT], [DATE], [RÉFÉRENCE]

Les pièges de ce document · ce qu’il ne faut jamais y écrire

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Choisis-les parmi tes tâches fréquentes. Les trois qui reviennent le plus souvent chez la plupart des participants : la relance, la réponse à une demande d’information, et le mail difficile.

Rédige chaque gabarit et range-le. Un gabarit qu’on ne retrouve pas n’existe pas.

3. Les tester (20 minutes)

Un gabarit non testé ne vaut rien. Deux cas réels chacun, pris dans ce que tu as à traiter cette semaine.

Testé ?	Ce que je vérifie sur chaque essai
☐	Le résultat ressemble à ce qu’on envoie ici, sans retouche de style
☐	Aucun fait inventé n’est apparu
☐	Le gabarit a demandé une information manquante quand il en manquait une
☐	J’ai gagné du temps par rapport à ma méthode habituelle

Corrige les gabarits d’après les essais. C’est le moment où ils deviennent utilisables : la première version est toujours trop vague.

4. Ranger et dater (10 minutes)

Un endroit unique, connu de toi, accessible depuis ton poste de travail.

Une date et une version sur chaque gabarit. Une ligne qui dit à quoi il sert, pour que quelqu’un d’autre puisse s’en servir.

Et une note pour toi : les deux gabarits suivants à écrire quand ceux-ci auront tourné un mois.

La grille de correction

Critère	Points
Les trois courriers de départ sont réels et proviennent de la maison	/2
La consigne maison est écrite, relue et corrigée à la main	/3
Elle contient les trois garde-fous (pas d’invention, demander, faits fournis)	/3
Les trois gabarits sont complets, avec leurs trous et leurs pièges	/4
Chaque gabarit est testé sur deux cas réels	/4
Au moins une correction est issue des essais	/2
Les gabarits sont rangés, datés, à un endroit retrouvable	/2

Seuil de validation : 14 sur 20.

Faute éliminatoire

L’atelier n’est pas validé si les gabarits n’ont pas été testés sur des cas réels.

Un gabarit écrit et jamais essayé donne un texte générique, et c’est précisément ce que la formation cherche à éviter. Les défauts n’apparaissent qu’à l’usage, dès le premier essai.

Ce que tu gardes

Trois outils qui divisent le temps de rédaction, et une consigne maison qui sert à tout le reste.

Surtout, un actif qui appartient à ton organisation plutôt qu’à un abonnement : ces gabarits sont du texte, ils fonctionnent avec n’importe quel outil, et ils survivront au prochain changement de prestataire.

Pour aller plus loin

Écris un quatrième gabarit pour le document le plus long que tu produises, un rapport ou un bilan récurrent. Le gain y est moins fréquent mais plus important.

Et si vous êtes plusieurs sur des postes comparables, mettez les gabarits en commun. Une consigne maison partagée harmonise les écrits de toute l’organisation, ce qui est un effet secondaire que personne n’attendait et que les directions apprécient beaucoup.