Ce qu’automatiser veut dire
Avant de choisir quoi automatiser, il faut savoir de quoi on parle. Le vocabulaire du domaine est brumeux et les commerciaux n’aident pas.
La structure, toujours la même
Section intitulée « La structure, toujours la même »Une automatisation est un enchaînement à trois éléments. Tous les outils du marché, quel que soit leur nom, font ça.
Un déclencheur. Ce qui met l’enchaînement en route. Un formulaire rempli, un mail reçu, une ligne ajoutée dans un tableau, un fichier déposé, une heure de la journée.
Des conditions. Ce qui trie. Si le montant dépasse tel seuil, si l’expéditeur appartient à tel domaine, si le champ est vide.
Des actions. Ce qui est fait. Créer une ligne, envoyer un message, générer un document, mettre à jour une fiche, prévenir quelqu’un.
C’est tout. Une automatisation compliquée est simplement un empilement de ces trois briques, et souvent le signe qu’on aurait dû en faire deux.
Les familles d’outils
Section intitulée « Les familles d’outils »Quatre familles, et il vaut mieux savoir dans laquelle on entre avant de comparer les prix.
Les plateformes d’enchaînement. Elles connectent des services entre eux avec une interface visuelle. C’est ce qu’on utilisera dans les ateliers. Zapier et Make sont les plus connus, n8n en est l’équivalent que l’on peut héberger soi-même.
Les automatisations intégrées à un logiciel que vous avez déjà. Votre outil de gestion, votre messagerie, votre suite bureautique en proposent, souvent sans surcoût. C’est le premier endroit où regarder, et le plus souvent oublié.
Les automatisations de la suite bureautique de l’organisation. Power Automate dans l’univers Microsoft, les scripts d’automatisation côté Google. Elles ont un avantage décisif : les données ne sortent pas de l’environnement déjà validé par votre informatique.
Les agents autonomes. Un système à qui l’on donne un objectif et des outils, et qui décide de ses étapes. C’est une catégorie à part, plus récente, et beaucoup moins prévisible. Ce n’est pas le sujet de ces deux jours, et la fiche sur l’IA explique pourquoi je ne la recommande pas pour un premier projet.
Ce que l’automatisation fait bien
Section intitulée « Ce que l’automatisation fait bien »Trois choses, et elles ont un point commun : elles sont ennuyeuses.
Déplacer de l’information d’un endroit à un autre. Recopier une commande dans un tableur, créer une fiche client à partir d’un formulaire, alimenter un tableau de suivi.
Déclencher au bon moment. Une relance sept jours après, un rappel la veille, un récapitulatif le vendredi. Les humains oublient, les automatisations non.
Faire toujours pareil. Nommer un fichier selon la même convention, ranger au même endroit, appliquer la même règle sans se lasser.
Si ta tâche entre dans une de ces trois catégories, elle est probablement un bon candidat.
Ce que ça ne règle pas
Section intitulée « Ce que ça ne règle pas »Il faut le dire au début, parce que l’attente est souvent mal placée.
Un processus mal défini. Automatiser un processus flou produit un processus flou plus rapide, et plus difficile à corriger. Le module 1 y consacre une fiche.
Un problème d’organisation. Si trois personnes font la même saisie parce que personne ne sait qui en est chargé, l’automatisation n’y changera rien. Elle rendra même le désordre plus difficile à voir.
Un manque d’effectif structurel. Une automatisation peut absorber une charge, elle ne remplace pas une décision de moyens. Vendre l’inverse est le mensonge le plus courant du domaine.
Le jugement. Décider, arbitrer, apprécier une situation. Nous y reviendrons souvent.
Le gain, honnêtement
Section intitulée « Le gain, honnêtement »Une automatisation coûte du temps à construire, à tester, à documenter et à entretenir. Ce coût est réel et il est oublié dans tous les calculs de rentabilité qu’on te montrera.
Une tâche de deux minutes faite trois fois par semaine représente environ cinq heures par an. Si l’automatiser prend une demi-journée de construction et une heure d’entretien annuel, le gain existe mais il n’est pas spectaculaire la première année.
La même tâche faite vingt fois par jour change complètement le calcul.
D’où le test de la fiche suivante, qui sert précisément à ne pas se tromper de projet.
Le vocabulaire à connaître
Section intitulée « Le vocabulaire à connaître »Cinq termes qui reviendront, expliqués une fois.
Une exécution : un passage complet de l’enchaînement, du déclencheur à la dernière action. C’est l’unité de facturation de la plupart des plateformes.
Un connecteur : le module qui parle à un service donné. Sa qualité varie beaucoup d’un service à l’autre.
Une interrogation régulière : le fait d’aller vérifier toutes les X minutes s’il y a du nouveau, par opposition à être prévenu immédiatement. La première consomme des exécutions même quand il n’y a rien.
Une reprise sur erreur : ce qui se passe quand une étape échoue. Sujet d’une fiche entière.
L’idempotence : le fait qu’exécuter deux fois la même chose produise le même résultat qu’une seule. C’est ce qui évite les doublons, et c’est traité au module 2.
Vérifie ta compréhension
Question : ton service passe deux heures par semaine à recopier les commandes reçues par mail dans un tableur de suivi. Bon candidat ?
Réponse : probablement, mais pose les deux questions préalables avant de construire. D’abord : qui lit ce tableau, et sert-il encore ? Ensuite : votre logiciel de gestion ou votre messagerie proposent-ils déjà cette liaison sans surcoût ? Beaucoup de projets d’automatisation reconstruisent une fonction déjà présente dans un outil payé. Si les deux réponses confirment le besoin, c’est un excellent premier projet : déplacer de l’information d’un endroit à un autre est exactement ce que l’automatisation fait le mieux.
Fiche suivante : le test à trois critères, avant de se lancer.
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