Le style

Fiche courte, et elle décide de tout le reste. Un document juste mais illisible ne s’applique pas davantage qu’un document faux.

Les huit règles

Une page. Contrainte de forme qui produit du fond : elle oblige à trancher plutôt qu’à couvrir.

Le vouvoiement ou le « nous », pas l’impersonnel. « Nous utilisons » et « vous prévenez » valent mieux que « il conviendra que l’utilisateur ». Un document sans sujet n’engage personne.

Le présent de l’indicatif. « Le compte personnel ne s’utilise pas » plutôt que « le compte personnel ne devra pas être utilisé ».

Des phrases courtes. Une idée par phrase. Si tu as besoin d’une virgule pour ajouter une condition, fais-en deux phrases.

Aucun terme non expliqué. Ni juridique, ni technique. Si un mot doit y figurer, explique-le en trois mots entre parenthèses, une fois.

Des exemples concrets, tirés du travail réel de vos équipes. Trois à cinq, pas plus.

Une raison en six mots derrière chaque interdiction.

Une date et un nom en pied de page. Sans eux, le document est orphelin dès le premier départ.

Les formulations à supprimer

Elles arrivent toutes seules, et elles se repèrent en une relecture.

« Il conviendra de » · « L’utilisateur veillera à » · « Dans le respect des dispositions applicables » · « Il est fortement recommandé » · « Le cas échéant » · « Sauf autorisation expresse » · « Dans la mesure du possible » · « De manière responsable et maîtrisée »

Chacune évite une décision. Quand tu en trouves une, la question à poser n’est pas comment la reformuler, mais quelle décision n’a pas été prise.

Ce que ça donne, avant et après

L’écart est frappant, et il vaut la peine d’être montré en séance.

Avant. « Il conviendra que l’utilisateur veille, dans la mesure du possible et sauf autorisation expresse de sa hiérarchie, à ne pas soumettre aux outils d’intelligence artificielle générative des données à caractère personnel ou couvertes par une obligation de confidentialité, conformément aux dispositions applicables. »

Après. « On ne colle pas de dossier nominatif, de bulletin de paie, de contrat client ni de procédure en cours. Ces informations sortiraient de l’entreprise. Pour travailler quand même : décrivez la situation sans les noms et sans les montants. »

Le second texte est plus court, plus précis, plus applicable, et il ne renvoie personne à un cadre qu’il ne connaît pas.

La mise en forme

Elle compte plus qu’on ne croit pour un document consulté dans l’urgence.

Des intertitres qui posent les questions, pas des numéros d’articles. « Ce qu’on n’y met jamais » plutôt que « Article 3 : restrictions d’usage ».

Du gras sur ce qui doit être vu en trois secondes, et nulle part ailleurs. Un document tout en gras ne met rien en avant.

Des listes plutôt que des paragraphes pour ce qui est énumérable.

Et un format qui s’affiche : une page A4 qu’on peut imprimer et punaiser près du poste de travail. Le support compte, et l’affichage bat l’intranet sur les gestes du quotidien.

Le nom du document

Détail qui n’en est pas un.

« Charte d’utilisation des systèmes d’intelligence artificielle générative » annonce un document administratif, et il sera lu comme tel.

« Notre règle sur l’IA » ou « Ce qu’on fait et ce qu’on ne fait pas avec l’IA » annonce autre chose.

Ce n’est pas de la communication : c’est cohérent avec la fonction du document. Le titre long peut rester sur la version longue, où il est à sa place.

La version en langue étrangère

Point à ne pas oublier si une partie de vos équipes ne lit pas bien le français.

Une règle qui n’est pas comprise n’est pas opposable, et ce n’est pas seulement une question juridique : c’est la fonction même du document.

Fais traduire la page, et fais vérifier la traduction par quelqu’un qui parle la langue. C’est l’occasion de constater que le texte français était trop compliqué : les phrases qui résistent à la traduction sont en général celles qui évitaient une décision.

Vérifie ta compréhension

Question : ton juriste demande d’ajouter « sauf autorisation expresse de la hiérarchie » à trois des interdictions, pour garder de la souplesse. Que réponds-tu ?

Réponse : que la souplesse est légitime mais que la formulation ne la produit pas. Personne ne saura qui accorde l’autorisation, sous quelle forme, ni en combien de temps, donc soit la dérogation ne sera jamais demandée, soit elle sera accordée oralement et sans trace. Propose de nommer l’arbitre et de fixer un délai de réponse : « Pour un cas non prévu, écrire à [nom, adresse], réponse sous 48 heures. » C’est la même souplesse, et elle existe vraiment.

L’atelier 1 produit la page, avec les décisions du module 1 et les règles de celui-ci.

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