Ce qu’elle doit décider

L’erreur de méthode la plus fréquente : commencer par rédiger.

On ouvre un document, on cherche un modèle, on adapte, et on découvre au troisième paragraphe qu’on ne sait pas ce qu’on veut dire. Le texte se remplit alors de formulations générales qui évitent la décision, et c’est comme ça qu’on obtient « un usage responsable et maîtrisé ».

Une charte est une suite d’arbitrages. Écrits, ils tiennent en une page. Non pris, aucune rédaction ne les remplace.

Les sept décisions

Elles se prennent avant d’écrire, elles relèvent de la direction, et elles prennent une heure quand tout le monde est dans la salle.

Quel outil est autorisé, et avec quel compte. C’est la décision qui supprime le plus de contournements. Répondre « aucun » est une décision aussi, mais elle a une conséquence prévisible : les gens continueront avec leur compte personnel.

Ce qui ne sort jamais. La liste rouge, adaptée à votre activité. Cinq à huit entrées, pas quarante.

Ce qui reste une décision humaine. Quels actes ne se délèguent pas : sélectionner, évaluer, sanctionner, engager l’organisation. Et ce qu’on garde comme trace.

Ce qu’on fait des gains de temps. Décision rarement prise, et pourtant elle détermine l’adhésion. Si le temps gagné se traduit uniquement par plus de travail, l’adoption sera mauvaise et personne ne dira pourquoi.

Qui tranche les cas non prévus. Une personne nommée, avec une adresse. Sans cet arbitre, chacun décide seul.

Ce qui se passe en cas d’erreur. Signaler expose-t-il à une sanction ? La réponse doit être écrite, et elle doit être non. Sinon personne ne signale, et vous découvrez les incidents par un tiers.

Qui met à jour, et quand. Un nom, et un déclencheur.

Ces sept décisions sont le vrai contenu de la journée. La rédaction, ensuite, prend une demi-heure.

Ce qui n’est pas une décision de charte

Autant écarter ce qui n’a rien à y faire, parce que c’est ce qui alourdit les documents.

Les obligations légales générales n’ont pas à être recopiées. Vous n’avez pas besoin d’écrire que le règlement sur les données personnelles s’applique : il s’applique. Ce que la charte écrit, c’est ce que ça change concrètement chez vous.

Les considérations sur l’éthique et l’avenir du travail. Elles ont leur place dans un discours, pas dans un document qu’on consulte en trente secondes.

La description des outils. Elle sera périmée dans six mois et elle allonge le texte.

Et les procédures détaillées de mise en conformité, qui relèvent de votre documentation interne, pas de la page que tout le monde lit.

La liste rouge, comment la construire

C’est la décision la plus discutée en salle. Deux erreurs symétriques.

Trop longue. Quarante entrées ne se retiennent pas, donc rien ne se retient. Vise cinq à huit.

Trop générale. « Les données confidentielles » n’aide personne : chacun a sa définition. Nomme les choses telles qu’elles existent chez vous.

La méthode qui marche : partir des documents que vos équipes manipulent réellement, et trancher un par un.

Chez un cabinet comptable	Chez une collectivité	Chez un industriel
Liasses et bilans clients	Dossiers d’administrés	Plans et spécifications
Bulletins de paie	Aides sociales et situations familiales	Grilles tarifaires et marges
Procédures de contrôle en cours	Procédures disciplinaires d’agents	Contrats fournisseurs
Coordonnées bancaires	Données de santé scolaire	Incidents et non-conformités

Ce tableau vaut mieux qu’une liste théorique. Fais le vôtre à l’atelier 1.

Le principe qui remplace vingt règles

Quand une décision est difficile, reviens à ce test, et écris-le tel quel dans la charte.

Est-ce que j’accepterais que cette information soit lue par quelqu’un d’extérieur à l’organisation ? Si non, elle ne se colle pas.

Il ne couvre pas tout, il couvre l’essentiel, et il a le mérite d’être applicable par quelqu’un qui n’a pas suivi de formation.

Beaucoup d’organisations gagneraient à écrire ce test en gros au milieu de leur page, et à réduire le reste.

L’ordre des décisions

Une remarque de méthode, pour l’atelier.

Prends les décisions dans l’ordre où elles sont listées. La première conditionne les suivantes : si aucun outil n’est autorisé, la liste rouge sert peu, et l’arbitre passera son temps sur des demandes de dérogation.

Et note les désaccords plutôt que de les lisser. Un désaccord entre la direction et les représentants du personnel sur ce que devient le temps gagné est une information utile : il ressortira à l’adoption, et il vaut mieux le traiter maintenant.

Vérifie ta compréhension

Question : votre direction veut écrire « l’usage de l’IA doit rester responsable, maîtrisé et conforme à nos valeurs ». Que réponds-tu ?

Réponse : que cette phrase ne décide rien, donc ne s’applique à rien. Demande ce qu’elle veut dire concrètement pour la personne qui a un courrier client sous les yeux dans cinq minutes : peut-elle le coller, oui ou non, et dans quel outil ? La réponse à cette question est la charte. La phrase sur les valeurs peut rester en préambule si elle tient sur une ligne, mais elle ne remplace aucune des sept décisions et il ne faut pas la laisser en tenir lieu.

Fiche suivante : le véhicule juridique, qui n’est pas neutre.

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