Faire adopter autour de toi

Tu vas rentrer avec des gabarits, une routine et des règles. Dans trois semaines, deux choses auront eu lieu.

Des collègues t’auront demandé comment tu fais. Et d’autres continueront à coller n’importe quoi dans n’importe quel outil depuis leur téléphone.

Cette fiche traite des deux.

Ce qui existe déjà, sans que personne ne l’ait décidé

Commençons par le constat, parce qu’il conditionne le reste.

Dans la plupart des organisations, ces outils sont utilisés avant d’être autorisés. Les gens s’en servent depuis leur compte personnel, sur des documents de travail, sans mauvaise intention et sans consigne, souvent parce que personne ne leur a rien dit.

Ce n’est pas un problème de discipline, c’est un problème d’absence de cadre. Et tant qu’il n’y a pas de cadre, l’usage est invisible, donc impossible à sécuriser.

Toi, à ton poste, tu es souvent la première personne à voir ce qui circule. C’est une information précieuse pour ta direction, et elle se transmet sans citer personne.

Transmettre sans faire la leçon

Le retour de formation le plus mal reçu est celui qui commence par expliquer aux autres ce qu’ils font mal.

Trois choses fonctionnent mieux.

Montrer un résultat, pas une méthode. « Tiens, le compte rendu de mardi, il m’a pris vingt minutes au lieu d’une heure. » La question « comment tu as fait » vient toute seule, et elle vient de l’autre, ce qui change tout.

Partager les gabarits plutôt que les principes. Un gabarit s’utilise sans avoir suivi la formation. Un principe demande d’être convaincu.

Répondre quand on te demande, pas avant. Le taux d’adoption d’un conseil non sollicité est proche de zéro, dans ce domaine comme ailleurs.

Les trois règles qui suffisent pour les autres

Si tu ne dois transmettre que trois choses à des collègues qui ne suivront pas la formation, ce sont celles-ci.

Rien de nominatif ni de confidentiel dans un outil grand public. La règle de la carte postale, formulée simplement.

On ne transmet jamais une information sans savoir d’où elle vient. C’est le réflexe de la source.

Ce qu’on envoie, on le signe. Donc on relit.

Trois phrases, mémorisables. Une charte de vingt pages que personne ne lit protège moins.

Le cas du collègue qui se sert de son compte personnel

C’est la situation la plus fréquente et la plus délicate, parce que la personne rend service à l’entreprise en faisant ça.

Ne le prends pas comme une faute et ne le signale pas comme telle. Explique le risque concret, une fois, sans dramatiser : les documents de la maison se retrouvent sur un compte privé, hors du cadre négocié par l’employeur, et personne ne peut plus les retirer.

Puis fais remonter le besoin, pas la personne. « Plusieurs d’entre nous auraient besoin d’un outil autorisé pour ce type de tâche » est une demande légitime, et c’est souvent ce qui déclenche une décision.

Ce qui remonte à la direction

Trois messages, et ils intéressent une direction bien plus que le détail des techniques.

L’usage existe déjà. Sans nommer personne, dire que ces outils sont utilisés dans l’organisation, et que le sujet n’est donc pas « faut-il s’y mettre » mais « sous quel cadre ».

Le gain est mesuré. Ton chiffre du module 1, comparé à celui d’un mois plus tard. Un gain mesuré sur ton poste vaut mieux que toutes les promesses générales, et c’est ce qui justifie d’équiper les autres.

Il manque un cadre écrit. Trois lignes suffisent pour commencer : quel outil est autorisé, ce qu’on n’y met jamais, et qui prévenir en cas de problème. Une charte plus complète peut venir ensuite, mais l’essentiel tient dans ces trois lignes, et une charte de vingt pages arrive rarement à faire mieux.

Ce dernier point est aussi une protection pour toi. Tant que rien n’est écrit, chacun décide seul, et c’est celui qui a manipulé le document qui se retrouve exposé.

Ce que tu peux demander pour toi

Puisque le sujet est ouvert, autant poser les deux questions utiles.

Quel outil l’organisation autorise-t-elle, et avec quel type de compte ? Un compte professionnel change le cadre juridique, il est souvent peu coûteux, et la demande est raisonnable.

Qui relit quoi, et qui prévenir en cas d’incident ? La question de la fiche précédente, qui n’a souvent jamais été posée.

Ces deux réponses, obtenues par écrit, valent plus que la moitié des techniques de ces deux jours.

Quinze minutes de pratique

Écris les trois règles à transmettre, dans tes mots, sur une demi-page.

Prépare ensuite le message à ta hiérarchie : les trois messages ci-dessus, dix lignes, sans citer personne et sans jargon. Tu l’enverras après l’atelier 3, quand tu auras ton kit.

Puis identifie une personne à qui montrer un résultat cette semaine. Pas lui expliquer : lui montrer.

Vérifie ta compréhension

Question : tu découvres qu’une collègue colle les dossiers des usagers dans un outil gratuit, depuis son téléphone personnel, pour aller plus vite. Que fais-tu ?

Réponse : tu lui en parles directement, une fois, sans en faire une affaire : elle rend service à l’organisation et personne ne lui a rien dit. Tu expliques le risque concret, des dossiers d’usagers sortis du cadre de l’employeur et impossibles à récupérer, et tu proposes la manière de faire la même chose sans les identités. Puis tu fais remonter le besoin d’un outil autorisé, sans la nommer. Signaler la personne réglerait un cas et laisserait le problème entier.

L’atelier 3 rassemble les deux jours en un seul document : ton kit de poste.