Avant de commencer

Une automatisation qui marche le premier jour, tout le monde sait en faire. Il y a des tutoriels partout et les outils sont conçus pour que la première réussite arrive en vingt minutes.

Une automatisation qui marche encore dans huit mois, sans que personne ne s’en occupe, c’est autre chose. C’est le sujet de ces deux jours.

Ce qui rate, et pourquoi

Les automatisations abandonnées le sont rarement pour une raison technique.

Le processus n’était pas stable, donc l’automatisation est devenue fausse au premier changement.

Personne n’en était propriétaire, donc quand la personne qui l’a construite est partie, plus personne n’a osé y toucher.

Elle a cessé de fonctionner sans prévenir, et on s’en est aperçu trois semaines plus tard, en cherchant pourquoi un client n’avait rien reçu.

Ou elle automatisait quelque chose qui n’aurait pas dû exister, et elle a surtout rendu permanent un travail inutile.

Ces quatre causes couvrent la quasi-totalité des échecs, et aucune ne se règle en apprenant un outil.

Ce que tu sauras faire à la fin

Décider ce qui mérite d’être automatisé, avec un test à trois critères qui évite les trois quarts des projets inutiles.

Cartographier un processus réel, celui qui se pratique et pas celui de la procédure.

Construire un enchaînement propre : déclencheur, conditions, actions, avec ses reprises sur erreur.

Placer une étape d’IA là où elle apporte quelque chose, et surtout pas ailleurs. C’est le point où le domaine a le plus changé en deux ans, et où les erreurs coûtent le plus.

Savoir ce que tes automatisations font circuler comme données, et vers où.

Détecter un échec silencieux, qui est le mode de panne principal.

Chiffrer ce que ça coûte réellement, exécutions comprises.

Et documenter pour que ça survive à ton départ.

Ce que la formation n’est pas

Ce n’est pas une formation à un outil précis. Ils changent, leurs interfaces changent, leurs tarifs changent. On travaille sur les principes, qui se transposent, et les exemples citent les familles d’outils sans en faire la promotion.

Ce n’est pas une formation au développement. Aucune ligne de code n’est écrite, et le prérequis technique est faible : savoir utiliser les logiciels de son poste.

Et ce n’est pas une formation qui promet la fin des tâches répétitives. Une partie d’entre elles resteront manuelles, et le module 1 explique pourquoi c’est parfois la bonne décision.

Le vrai risque de ce domaine

Ce n’est pas qu’une automatisation fasse une erreur. C’est qu’elle cesse de fonctionner sans le dire.

Un enchaînement qui plante bruyamment se répare. Un enchaînement qui s’arrête en silence continue à donner l’impression que le travail est fait, et le manque se découvre par un client mécontent, un dossier oublié, une déclaration non partie.

Un tiers de ces deux jours porte sur ce seul sujet. C’est disproportionné dans l’offre de formation du domaine, et c’est proportionné au risque réel.

Le déroulé, sur deux jours

Jour 1, matin. Choisir quoi automatiser. Ce que ça veut dire, le test à trois critères, la cartographie d’un processus réel, et ce qu’on n’automatise pas.

Jour 1, après-midi. Construire. Les briques, où mettre l’IA, les données qui circulent, les erreurs et les reprises, tester avant de brancher. Se termine par la première automatisation, notée.

Jour 2, matin puis après-midi. Tenir dans la durée. L’échec silencieux, la surveillance, le coût réel, la propriété et la transmission, et quand une automatisation doit mourir. Se termine par le dossier de l’automatisation, noté.

En intra, tout se fait sur vos processus réels. Une automatisation d’exemple ne sert à rien : elle marche toujours.

À qui elle s’adresse

Aux services opérations et administratifs, qui ont le plus de tâches répétitives et le moins de soutien informatique.

Aux indépendants et petites structures, où une automatisation bien placée remplace une embauche à temps partiel qu’on ne peut pas se permettre.

Aux référents numériques en PME et en collectivité, souvent seuls, qui construisent pour les autres et qui héritent de tout ce qui casse.

Et aux personnes qui ont déjà construit quelque chose qui ne marche plus. Cette formation est aussi faite pour comprendre pourquoi.

Prérequis : savoir se servir des logiciels de son poste, et avoir déjà utilisé un assistant conversationnel. Si ce second point manque, L’IA sans jargon suffit à le combler.

Un mot sur l’informatique de votre organisation

Point à régler dès maintenant, parce qu’il détermine ce que tu pourras déployer.

Ces outils se souscrivent en trois clics avec une carte bancaire, se connectent aux comptes professionnels de l’entreprise, et font circuler ses données. Construits dans son coin par une personne du service opérations, ils constituent exactement ce qu’on appelle de l’informatique parallèle.

Ce n’est pas une raison pour ne rien faire. C’est une raison pour prévenir, dès le premier projet, qui de droit chez vous : service informatique, direction, délégué à la protection des données.

La conversation prend dix minutes quand elle a lieu au début. Elle prend un trimestre quand elle a lieu après un incident.

De quoi tu as besoin

Deux processus réels que tu répètes chaque semaine, décrits ou décrivables.

Les accès aux outils concernés, ou la personne qui peut les donner.

Un compte sur une plateforme d’automatisation, la vôtre si elle en a choisi une. Les versions gratuites suffisent pour les ateliers.

Et une idée de ce que votre organisation autorise. Si une charte existe, apporte-la : ce que tu vas construire fera circuler des données, et il vaut mieux savoir lesquelles avant de brancher.