Comprendre un courrier

Un courrier de la caisse de retraite, du service des impôts, de la mutuelle, du syndic. Deux pages, des références, des articles, et à la fin on ne sait toujours pas si on doit faire quelque chose.

C’est l’usage pour lequel cet outil est le meilleur.

La demande qui marche

Recopiez ou photographiez le courrier, puis dictez ceci :

Je suis un particulier, sans formation juridique.
Expliquez-moi ce courrier en français simple.
Dites-moi précisément :
1. ce qu'on me demande, s'il y a quelque chose à faire ;
2. avant quelle date ;
3. ce qui n'est pas clair ou qui manque pour décider.
Moins de 300 mots, sans mots compliqués.

Puis collez le texte du courrier en dessous.

Le point 3 est celui que personne ne pense à demander, et c’est souvent le plus utile. Il vous dit ce qu’il faudra aller chercher ailleurs.

Photographier plutôt que recopier

La plupart des applications acceptent une photo. Cherchez l’icône de trombone ou d’appareil photo à côté de la zone de saisie.

Trois conseils pour que ça marche du premier coup. Posez le papier bien à plat, sur une table, pas sur les genoux. Prenez la photo d’aplomb, pas de biais. Et si le courrier fait deux pages, envoyez deux photos, ou traitez-les l’une après l’autre.

Si le résultat est mauvais, c’est presque toujours la photo, pas la machine.

Ce que vous pouvez demander ensuite

Une fois le courrier expliqué, la conversation continue. Quelques suites utiles.

« Qu’est-ce que ça veut dire, exactement, [le mot compliqué] ? »

« Est-ce que ce courrier attend une réponse de ma part, ou est-ce une simple information ? »

« Rédigez-moi un brouillon de réponse, poli et court, qui demande une explication sur le point 2. »

« Récapitulez en trois lignes ce que je dois retenir, que je le note. »

Ce qu’il ne faut pas en conclure

L’explication vous dit ce que le courrier dit. Elle ne vous dit pas si c’est juste, ni ce à quoi vous avez droit.

Si le courrier vous annonce une baisse, un refus, un rappel de trop-perçu, l’explication vous aidera à comprendre. Pour contester, il faut quelqu’un dont c’est le métier : France Services, le CCAS de votre commune, une association d’usagers, ou l’organisme lui-même.

Ne laissez pas passer un délai en croyant avoir compris. Le point 2 de la demande, la date, est celui à vérifier deux fois.

Un exemple, du début à la fin

Vous recevez un courrier de votre caisse de retraite qui parle de « régularisation au titre de l’exercice antérieur ».

Vous photographiez, en cachant votre numéro d’allocataire. Vous dictez la demande ci-dessus. Vous obtenez : ce courrier vous informe qu’une somme a été versée en trop l’an dernier, qu’elle sera retenue sur vos prochains versements, que vous pouvez demander un échelonnement, et que vous avez deux mois pour le faire.

Vous demandez alors : « Rédigez-moi une demande d’échelonnement, polie, courte, en expliquant que cette retenue en une fois serait difficile. »

Vous relisez, vous corrigez ce qui ne vous ressemble pas, vous envoyez.

Ce qui aurait pris une soirée d’angoisse et un appel à vos enfants a pris vingt minutes.

Vingt minutes de pratique

Prenez le courrier que vous avez mis de côté. Cachez les numéros. Photographiez-le.

Faites la demande complète, avec les trois points. Lisez la réponse.

Vérifiez la date que la machine vous annonce, en la retrouvant vous-même sur le papier. C’est le seul point qu’il faut contrôler à la main, systématiquement.

Puis demandez un brouillon de réponse, si le courrier en appelle une. Relisez-le à voix haute : si ça ne vous ressemble pas, dites-le et faites corriger.

Vérifiez que vous avez compris

Question : l’explication vous dit que vous avez jusqu’au 15 du mois prochain pour répondre. Pouvez-vous vous y fier ?

Réponse : non, pas sans vérifier. Les dates sont exactement ce que la machine reproduit le moins fiablement. Retrouvez la date vous-même sur le courrier, avec vos yeux. C’est la seule vérification obligatoire de cet exercice, et elle prend dix secondes.

Fiche suivante : écrire ce qu’on repousse.

Une formationBaxIA