Le test avant de se lancer
Le meilleur moment pour abandonner un projet d’automatisation, c’est avant de l’avoir construit.
Ce test prend cinq minutes par candidat. Il fait renoncer souvent, et c’est exactement son but.
Les trois critères
Section intitulée « Les trois critères »La fréquence. Combien de fois par semaine, par mois ? Multiplie par le temps unitaire et tu obtiens le gisement annuel.
En dessous d’une heure par an, oublie, sauf si un autre critère l’emporte. Entre une et dix heures, ça se discute. Au-delà, le projet se justifie presque toujours.
La stabilité. Le processus a-t-il changé dans les six derniers mois ? Va-t-il changer dans les six prochains ? Le logiciel concerné est-il en cours de remplacement ?
Un processus instable produit une automatisation fausse, et une automatisation fausse est pire qu’une tâche manuelle : elle continue à s’exécuter sur des règles périmées, sans que personne ne le voie.
Le coût de l’erreur. Si l’enchaînement se trompe ou s’arrête, que se passe-t-il ? Un tableau incomplet, ou une facture non émise, un client non prévenu, une déclaration hors délai ?
Ce critère ne dit pas non. Il dit combien de vérifications il faudra ajouter, et il change complètement le coût du projet.
La grille
Section intitulée « La grille »Note chaque candidat sur les trois axes, et applique la lecture.
| Fréquence | Stabilité | Coût de l’erreur | Décision |
|---|---|---|---|
| Élevée | Stable | Faible | Automatise, c’est le cas idéal |
| Élevée | Stable | Élevé | Automatise, avec un point de contrôle humain |
| Élevée | Instable | Peu importe | Stabilise d’abord, automatise ensuite |
| Faible | Stable | Faible | Laisse manuel, le gain ne paiera pas l’entretien |
| Faible | Peu importe | Élevé | Laisse manuel, et écris plutôt une procédure |
| Peu importe | Peu importe | Très élevé et irréversible | Assistance seulement, jamais d’action automatique |
La troisième ligne est celle qu’on saute. Stabiliser un processus avant de l’automatiser paraît un détour ; c’est en réalité le raccourci.
La dernière est la plus importante et j’y reviens ci-dessous.
Les actions irréversibles
Section intitulée « Les actions irréversibles »Une règle que je pose sans nuance, parce que les regrets dans ce domaine sont toujours les mêmes.
Une action irréversible ne se déclenche pas automatiquement.
Envoyer un mail à un client, émettre une facture, effectuer un paiement, supprimer un fichier, publier un contenu, transmettre un document à une administration.
Pour ces actions, l’automatisation prépare et un humain valide d’un clic. Le gain est presque identique, parce que la préparation représente l’essentiel du temps, et le risque devient nul.
Un enchaînement qui envoie deux cents mails à la mauvaise liste met trois secondes, et il n’existe aucun moyen de les rappeler.
Le coût que personne ne compte
Section intitulée « Le coût que personne ne compte »Trois postes oubliés dans tous les calculs de rentabilité.
La construction. Compte le double de ton estimation. La première version marche en une heure, la version qui gère les cas réels en prend trois de plus.
Les tests. Une automatisation testée sur un cas normal se cassera au premier cas anormal, qui arrivera la deuxième semaine.
L’entretien. Les services évoluent, les connecteurs changent, les mots de passe expirent. Compte une à deux heures par automatisation et par an, davantage si elle touche plusieurs services.
Un service qui a construit quarante automatisations a créé un travail d’entretien à temps partiel. C’est gérable si c’est prévu, ingérable si personne ne l’a compté.
Le tri, en pratique
Section intitulée « Le tri, en pratique »Prends tes candidats et classe-les en trois piles.
Maintenant. Fréquence élevée, processus stable, coût d’erreur maîtrisé. Une ou deux, pas dix.
Après stabilisation. Le gain est là, le processus bouge. Écris d’abord la procédure, fais-la appliquer deux mois, puis automatise.
Jamais. Fréquence faible, ou processus qui va disparaître, ou tâche dont personne ne lit le résultat. Écris-le et assume-le : c’est la pile la plus rentable des trois.
Commence par une seule automatisation. Celle qui marche te donnera la méthode pour les suivantes ; trois chantiers simultanés n’en produisent aucun.
Vérifie ta compréhension
Question : votre facturation mensuelle prend une journée, elle est très répétitive, et le processus est stable depuis trois ans. Tu automatises l’émission et l’envoi des factures ?
Réponse : tu automatises la préparation, pas l’envoi. La fréquence et la stabilité sont bonnes, mais l’émission d’une facture est une action à effet réel et difficilement réversible : une erreur de montant ou de destinataire part chez le client et se répare mal. Fais préparer les factures par l’enchaînement, puis valide par lot en une fois, ou par exception au-delà d’un certain montant. Tu gardes la quasi-totalité du gain et tu supprimes le risque.
Fiche suivante : cartographier le processus réel, celui qui se pratique.
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