Cartographier tes tâches

L’erreur classique consiste à se demander « qu’est-ce que je pourrais faire avec cet outil ». On obtient une liste d’idées séduisantes qu’on n’applique jamais.

La bonne question est l’inverse : qu’est-ce que je fais déjà, et là-dedans, qu’est-ce qui se délègue.

Cette fiche produit une liste. Elle sert de plan de travail pour les deux jours.

Lister une semaine ordinaire

Pas une semaine idéale, pas ta fiche de poste. Une semaine réelle, avec ses interruptions.

Prends une feuille et note ce que tu as fait la semaine dernière, par blocs d’une demi-heure environ. Si tu ne t’en souviens pas, ouvre ton agenda et ta boîte d’envoi, qui sont deux mémoires fidèles.

Vise vingt à trente lignes. C’est plus long que tu ne crois, et c’est la partie qui ne se délègue pas.

Les quatre catégories

Chaque tâche entre dans une de ces quatre cases. Le classement se fait vite une fois le principe compris.

Catégorie	Ce que c’est	Exemples
Verte	Production de texte à partir de ce que tu sais	Courrier type, compte rendu, note, traduction, relance
Orange	Aide à la préparation, décision humaine derrière	Trier des mails, préparer un ordre du jour, résumer un dossier
Rouge	Données d’autrui ou engagement	Dossier nommé, contrat, information médicale ou sociale, envoi signé
Grise	Rien à y gagner	Accueil, téléphone, coordination, relations, connaissance de la maison

La case verte est celle par laquelle on commence. C’est là que le gain est immédiat et le risque faible.

La case orange demande une méthode, et c’est l’objet du module 3.

La case rouge ne veut pas dire « interdit ». Elle veut dire « pas avant d’avoir lu la fiche suivante », qui explique comment préparer un document avant de le confier.

La case grise mérite d’être écrite, parce qu’elle est en général la moitié de ton travail et qu’elle est invisible dans les descriptions de poste. C’est aussi ce qui ne disparaîtra pas.

Les trois questions qui départagent

Quand une tâche hésite entre deux cases, trois questions suffisent.

Est-ce que j’apporte l’information, ou est-ce que je l’attends de l’outil ? Si tu l’attends, c’est au minimum orange, et c’est souvent une mauvaise idée.

Est-ce que quelqu’un est nommé dans le document ? Si oui, rouge, jusqu’à preuve du contraire.

Est-ce que ce que j’envoie engage quelqu’un ? Un devis, une réponse à une administration, un courrier signé par la direction : rouge, avec relecture obligatoire.

Compter les heures, honnêtement

En face de chaque ligne verte, écris le temps que tu y passes par semaine. Une estimation suffit.

Additionne. Ce chiffre est celui qui compte : c’est ton gisement réel, et il est presque toujours plus petit que ce qu’annoncent les brochures et plus grand que ce que tu imaginais.

Note-le quelque part. On le reprendra au bilan, et tu le recompteras dans un mois.

Se faire aider pour la liste

Si tu bloques, renverse l’exercice comme dans les autres formations : fais-toi interroger.

« Je travaille au secrétariat d’un cabinet comptable. Pose-moi une question à la fois pour m’aider à lister toutes les tâches écrites d’une semaine ordinaire, y compris celles qu’on oublie de mentionner. N’écris rien à ma place. »

Répondre est plus facile que de se souvenir. Vérifie seulement que la liste obtenue est bien la tienne, et pas celle d’un poste générique.

Par quoi commencer, concrètement

Trois critères, dans cet ordre. Ils évitent l’erreur habituelle, qui consiste à commencer par la tâche la plus impressionnante.

Fréquent avant rare. Un courrier envoyé douze fois par mois vaut mieux qu’un rapport annuel.

Répétitif avant unique. Ce qui se répète peut devenir un gabarit, et le gabarit est ce qui rend le gain durable.

Pénible avant long. La tâche que tu repousses te coûte plus cher que celle qui prend du temps sans te peser.

Choisis trois tâches. Trois, pas dix. Ce sont elles qui alimenteront l’atelier 1.

Ce que tu ne mets pas dans la liste

Un mot pour éviter un contresens fréquent.

Ne mets pas dans ta liste les tâches d’autres personnes que tu aimerais reprendre. La formation ne sert pas à récupérer du travail supplémentaire parce qu’il est devenu plus rapide.

Et ne mets pas dans la case verte des tâches qui n’existent pas encore. Le gain se mesure sur du réel.

Si le temps libéré doit servir à quelque chose, c’est la conversation à avoir avec ta hiérarchie, pas un choix à faire seul. La fiche « faire adopter par l’équipe », au module 4, y revient.

Vérifie ta compréhension

Question : tu classes « rédiger les comptes rendus du conseil municipal » en vert, puisque c’est de la production de texte à partir de tes notes. Est-ce juste ?

Réponse : presque. C’est de la production de texte, donc verte par nature, mais le document contient des noms de personnes, des positions prises publiquement, et il a une valeur officielle. Il bascule en rouge sur deux points : ce que tu colles dans l’outil doit être préparé selon la fiche suivante, et la relecture avant diffusion n’est pas facultative. La catégorie de la tâche et le traitement des données sont deux questions distinctes, et il faut répondre aux deux.

Fiche suivante : ce qui peut sortir de l’entreprise, et ce qui ne le peut pas.