Écrire ce qu’on repousse

Il y a toujours une lettre qui traîne. La réclamation au fournisseur d’électricité, le mot à la nièce qu’on n’a pas vue depuis deux ans, la réponse au syndic qu’on remet chaque semaine.

Ce n’est presque jamais qu’on ne sait pas quoi dire. C’est que se mettre à la page blanche coûte, et qu’on n’est plus sûr des formules.

Le principe

Vous dictez ce que vous voulez dire, en désordre, comme vous le raconteriez. La machine met en forme. Vous relisez, vous corrigez ce qui ne vous ressemble pas, et c’est parti.

L’ordre compte : vous fournissez le fond, elle fournit la forme. Jamais l’inverse. Si vous lui demandez d’inventer le contenu, vous obtiendrez une lettre creuse qui ne vous ressemble pas.

La demande qui marche

Je veux écrire une lettre. Voici la situation, dictée en désordre :
[vous racontez tout ce que vous avez en tête]

Ce que je veux obtenir : [le but de la lettre]
Le ton : [poli mais ferme / chaleureux / neutre]
La longueur : environ [X] lignes.

Écrivez-la. N'inventez aucune date ni aucun montant que je ne vous
ai pas donnés. Si une information vous manque, demandez-la-moi.

La dernière phrase est celle qui évite le plus d’ennuis. Sans elle, la machine comble les trous avec des dates et des montants plausibles, et vous risquez d’envoyer une lettre qui contient un chiffre que vous n’avez jamais dit.

Trois exemples réels

Une réclamation. « Voici la situation : j’ai commandé une machine à laver le 3 mars, livrée le 12, elle fait un bruit anormal depuis. J’ai appelé deux fois, on m’a promis un rappel qui n’est jamais venu. Je veux qu’un technicien passe, ou l’échange. Ton poli mais ferme, quinze lignes, prêt à envoyer par courrier. »

Un mot à la famille. « J’aimerais écrire à ma nièce, on ne s’est pas vus depuis l’enterrement de son père il y a deux ans. Je ne sais pas comment reprendre contact sans que ce soit lourd. Je voudrais lui dire que je pense à elle et l’inviter à passer cet été. Chaleureux, court, pas larmoyant. »

Une réponse difficile. « On me demande de participer financièrement à quelque chose et je ne peux pas. Je veux refuser sans me justifier en détail et sans froisser. Cinq lignes. »

Cette dernière est celle pour laquelle les gens sont le plus reconnaissants. Dire non par écrit, poliment et sans s’excuser pendant trois paragraphes, est un exercice difficile.

Corriger sans tout casser

Le premier jet n’est jamais tout à fait juste. Corrigez par petites touches, une chose à la fois.

« C’est trop long, ramenez à dix lignes. »

« La troisième phrase fait un peu accusateur, adoucissez-la, gardez le reste. »

« Ça ne me ressemble pas, c’est trop guindé. Écrivez comme je parle. »

« Vous avez mis une date que je ne vous ai pas donnée. Enlevez-la. »

La relecture, qui reste la vôtre

Avant d’envoyer, trois vérifications. Elles prennent une minute et elles sont indispensables.

Les faits. Chaque date, chaque montant, chaque nom : est-ce bien ce que vous avez dit ? La machine en ajoute parfois.

Le ton. Lisez à voix haute. Est-ce que quelqu’un qui vous connaît reconnaîtrait votre façon de parler ? Si non, faites simplifier.

Les promesses. Est-ce que la lettre s’engage à quelque chose que vous n’avez pas décidé ? « Je reste à votre entière disposition » vous engage plus que vous ne croyez, parfois.

Ce qu’il ne faut pas lui faire écrire

Un testament, une donation, une reconnaissance de dette, une procuration, une déclaration sur l’honneur.

Ces documents ont une valeur juridique et une forme obligatoire. Une version approximative peut être nulle, ou pire, dire autre chose que ce que vous vouliez. Le notaire, la mairie ou l’organisme concerné fournissent les modèles valables, souvent gratuitement.

Vous pouvez en revanche lui demander de vous expliquer un modèle officiel que vous ne comprenez pas. C’est différent, et c’est utile.

Vingt minutes de pratique

Prenez la lettre que vous repoussez. Celle-là, précisément.

Dictez la situation en désordre, sans chercher à bien dire. Ajoutez le but, le ton, la longueur, et la phrase sur les dates et les montants.

Faites deux corrections, pas plus, une à la fois.

Relisez à voix haute et vérifiez les trois points. Puis envoyez-la, ou recopiez-la à la main si vous préférez le papier.

L’important est qu’elle parte. C’est le seul critère de réussite de cet exercice.

Vérifiez que vous avez compris

Question : vous dictez « j’ai appelé plusieurs fois » et la lettre écrit « j’ai appelé à trois reprises, les 4, 11 et 18 mars ». Que faites-vous ?

Réponse : vous faites enlever ces précisions. Vous ne les avez pas données : elles sont inventées pour faire plus crédible. Une lettre de réclamation contenant des dates fausses se retourne contre vous à la première vérification. C’est exactement pourquoi la demande contient « n’inventez aucune date ni aucun montant que je ne vous ai pas donnés ».

Fiche suivante : préparer un rendez-vous.

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